SaaS im Projektmanagement? Wir sind Fan von Monday.com!
Süße Strukturierung und Transparenz: Mit Wunderlist fing der Hype an. Der erste SaaS-Anbieter, der mittlerweile mehr oder weniger gut gemacht in Microsoft „To-Do“ aufgegangen ist, bot ein simples, listenbasiertes Projektmanagement-Tool – hauptsächlich für den privaten Bereich. Während im B2B noch waterfall-only angesagt und Projektstrukturpläne und seitenlange Gantt-Charts an der Tagesordnung waren, meistens gefertigt mit dem damaligen Platzhirsch MS Project, hoben findige Internetunternehmer parallel zur immer breiteren Anwendung von Planungsmethoden wie Kanban und Scrum das Planen von Projekten, Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten langsam aber sicher in die Cloud. Es entstanden etwa Asana, Trello (kleiner Bruder von Jira), Wrike, Monday, in Deutschland Meistertask und das noch recht rudimentäre Factro – davon eben viele angelehnt an das schon in den 50er Jahren von Toyota entworfene Kanban-System (eine wesentliche Säule der Lean-Management-Idee).
Genug der Geschichte: Wir konzentrieren uns hier aus Überzeugung auf das Projektmanagement Tool monday.com, den Marken-Nachfolger von „dapulse“, welcher erst 2014 in Tel Aviv entstand. Projektmanagement mit Monday unterscheidet sich unseres Erachtens in ein paar wesentlichen Punkten von den anderen genannten Tools.
Was ist dieses Monday?
Grundsätzlich hat Monday dieser Tage einen maßgeblichen Vorteil gegenüber seinen Mitbewerbern: Das Unternehmen mit Sitzen in Tel Aviv und New York konnte in 2018 50 Mio. USD und in 2019 nochmal 150 Mio. USD Finanzierungsvolumen einsammeln, bereitet sich derzeit auf den Börsengang vor. In entsprechender Geschwindigkeit entwickelt das Team neue, sinnvolle Features entlang der Wünsche der User – ein Feuerwerk an tollen Funktionen, die unseres Erachtens den Business-Alltag deutlich erleichtern. Die Fan-Community rund um Mondays „Digital Workflows“ ist riesig und dient den Developern als hauseigener Ideenpool. So hat das Unternehmen mittlerweile Nutzer (u.a. Philips, Nasa, Cisco, Fiverr, Apple, Carlsberg) aus 145 Ländern, eine Bewertung von über 2 Mrd. USD und gehört damit zu den berühmten „Unicorns“.
Projektmanagement mit Monday
Im Grunde greift der Begriff „Projektmanagement“ im Falle von Monday deutlich zu kurz. Monday ist eher ein Hybrid, ein „Missing Link“, mit einer Prise Filesharing, Prozessmanagement, Tabelle, Teamkommunikation und Projektmanagement. Das macht es aus unserer Sicht gerade für Unternehmen kleiner bis mittlerer Größe so genial (Update Februar 2020: Mittlerweile hat Monday dieses USP erkannt und ihm einen Namen gegeben – „Work OS„). Diese Grafik beschreibt es ganz gut:
Monday.com setzt statt Karten auf hauptsächlich tabellarische Ansichten (Umstellung auf Kartenansicht ist aber möglich), ähnlich wie MS Excel, Google Sheets oder Airtable, und ein umfassendes Ansichten- und Rollensystem für Gäste, Lieferanten, Kunden, Interessenten etc.
Funktionen
Im direkten Vergleich Monday vs. Asana oder Monday vs. Trello ist Monday aus unserer Sicht deutlich besser individualisierbar und sorgt potenziell für weniger Verzettelung – infolgedessen natürlich aber auch etwas komplexer in der initialen Einrichtung. So kannst du jede Datenansicht (= „Board“) in Monday nach deinen Vorstellungen aufbauen (Templates gibt es reichlich): als Lead- oder Kundendatenbank, Aufgabenliste, Logistikplaner, Bestandstracking, Registrierungsformular. Alle Boards lassen sich untereinander (und auch mit externen Softwarelösungen) verbinden und die wesentlichen Inhalte in „Dashboards“ darstellen – zum Beispiel als Steuerungsinstrument für das Management. Die Einrichtung für deinen Nutzungszweck erfordert daher ein wenig Abstraktionsvermögen.
Zeilen (= „Items“) sind üblicherweise To-Dos (oder ein anderer Datensatz, bspw. ein Kunde oder ein Ersatzteil oder ein Mitarbeiter), an denen sich neben den Informationen in Spalten auch noch Kommentare, Checklisten und Dateien speichern lassen – natürlich mit Bearbeitungshistorie, also auditierungssicher.
Spalten können unterschiedliche Funktionen haben – Berechnungen anstellen, Status, Ort, Wert, Dauer, Deadline, Hashtag oder verantwortliche Person anzeigen, um nur ein paar zu nennen. Zu einem anderen Pulse auf einem anderen Board zu verlinken ist ebenfalls möglich. Alle Spalten lassen sich grafisch auswerten, z.B. als Linien- oder Tortendiagramm oder eben als Gantt-ähnliche Timeline, die sich auch mit Dritten sharen lässt. Meine täglichen To-Dos kann ich mir morgens mit einem Klick auswerten. Soweit, so gut. Das war bis zu diesem Punkt zwar beileibe nicht erschöpfend, aber von einem Organisationstool auch erwartbar.
Die eigentliche Power liegt in den Integrationen und Automatisierungen, die natürlich über Zapier, aber im Gegensatz zu anderen Tools auch native möglich sind. Beispielsweise kann ich den Verantwortlichen für eine Aufgabe automatisch über Slack anpingen, wenn sich die Deadline nähert. Oder den Lieferanten für ein Bauteil auffordern, eine neue Bestellanforderung zu generieren, wenn dessen Bestand sich einem Limit nähert. Oder einen neuen Lead anlegen, wenn jemand auf eine Email-Kampagne aus Mailchimp reagiert. Oder eine automatische Email auslösen, wenn sich ein Budget ändert. Deiner Kreativität hinsichtlich Prozessgestaltung sind keine, wirklich keine Grenzen gesetzt.
Was uns trotz des mächtigen Funktionsumfangs in diesem Projekt- und Prozessmanagement-Tool besonders positiv auffällt: In seiner täglichen Anwendung ist Monday so intuitiv gestaltet, dass es nur minimaler Einarbeitung bedarf. Einzig für die initiale Einrichtung der Accounts, der Boards, der Integrationen mit anderen Tools und der Routinen kann Hilfe sinnvoll sein.
Natürlich gibt es auch eine Monday App für alle Telefone und Tablets auf iOS und Android.
Die Anwendung entspricht natürlich den aktuellsten Sicherheitsstandards. Monday.com ist DSGVO-konform und kann in seiner Enterprise-Variante auch in Deutschland gehostet werden.
Monday.com, Asana oder Trello: Worin unterscheiden sie sich?
Alle drei Werkzeuge organisieren Aufgaben in Karten und Listen. Der Unterschied zeigt sich, sobald ein Team mehr braucht als eine To-do-Liste:
- Trello ist am schnellsten eingerichtet und ideal für überschaubare Kanban-Boards. Sobald Auswertungen, viele Datenfelder oder mehrere verknüpfte Prozesse dazukommen, stößt es an Grenzen.
- Asana ist stark in der klassischen Projekt- und Aufgabenplanung mit Abhängigkeiten und Zeitplänen, bleibt dabei aber vor allem ein Aufgabenwerkzeug.
- Monday.com ist eher eine flexible Datenbank mit Oberfläche: dieselbe Grundstruktur trägt Projekte, wiederkehrende Prozesse, CRM, Recruiting, Ticketing und Zeiterfassung – inklusive Dashboards und Automatisierungen.
Genau deshalb setzen wir bei kleinen und mittleren Unternehmen meist auf Monday: Ein Werkzeug deckt mehrere Aufgaben ab, statt drei Insellösungen nebeneinander zu pflegen.
Was kostet Monday.com?
Monday.com wird pro Nutzer und Monat abgerechnet und in Stufen (Basic, Standard, Pro, Enterprise) verkauft, die jeweils mindestens drei Nutzer umfassen. Die Preise ändern sich regelmäßig, deshalb nennen wir hier keine feste Zahl, sondern die drei Punkte, die den Preis in der Praxis bestimmen:
- Anzahl der Nutzer: Gastnutzer und reine Betrachter lassen sich oft günstiger oder kostenfrei einbinden.
- Benötigte Stufe: Automatisierungen, Integrationen, Zeiterfassung und Dashboards sind an höhere Stufen gekoppelt.
- Abrechnungszeitraum: Jahreszahlung ist deutlich günstiger als monatliche Zahlung.
Den größeren Kostenfaktor bildet ohnehin nicht die Lizenz, sondern die Einführung: Struktur, Rechte, Automatisierungen und Schulung. Wir machen das zum Festpreis – siehe Software-Einführungen.
Fazit
Trello für kleine Boards, Asana für klassische Projektplanung, Monday.com für Organisationen, die Projekte und wiederkehrende Prozesse an einem Ort abbilden wollen. Bevor Sie ein Werkzeug auswählen, lohnt allerdings der Blick auf den Ablauf dahinter: Ein unklarer Prozess wird auch in guter Software unklar bleiben. Mehr dazu unter Prozessoptimierung.