01
Ist-Aufnahme
- Gespräche mit den Menschen, die den Prozess täglich ausführen
- Abläufe, Übergaben und Systembrüche sichtbar machen
- Zahlen, Durchlaufzeiten und Fehlerquellen sammeln
Thema
Prozessoptimierung
Ein guter Prozess erklärt sich selbst: Jede beteiligte Person weiß, was zu tun ist, woher die Information kommt und wohin das Ergebnis geht. Dahin bringen wir Ihre Abläufe.
Prozessoptimierung scheitert selten an fehlenden Ideen, sondern daran, dass niemand Zeit hat, den Ablauf einmal vollständig aufzunehmen und danach konsequent umzustellen. Genau diesen Teil übernehmen wir: Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen, bilden den tatsächlichen Ablauf ab und zeigen, an welchen Stellen Zeit, Qualität und Nerven verloren gehen.
Anschließend bleibt es nicht bei einer Präsentation. Wir schneiden den Prozess neu, verankern ihn im passenden Werkzeug und begleiten die ersten Wochen im Betrieb. Wie das Schritt für Schritt aussehen kann, beschreibt unser Beitrag zur Ablauforganisation in sieben Schritten.
Abläufe und Werkzeuge
IT-Prozessoptimierung: Abläufe und Werkzeuge zusammenbringen
IT-Prozessoptimierung bedeutet hier, die Zusammenarbeit zwischen Menschen und ihren Anwendungen zu verbessern: Wo werden Informationen mehrfach gepflegt? Welche Übergaben laufen noch über E-Mail oder Zuruf? Wo fehlt ein eindeutiger Status oder eine zuständige Person? Wir klären diese Abläufe und bilden sie in den passenden Werkzeugen ab. Der Schwerpunkt liegt auf Geschäftsprozessen und Softwareeinsatz, nicht auf dem Betrieb von Servern oder Netzwerken.
Ein illustratives Beispiel: Eine Kundenanfrage geht per E-Mail ein, wird in eine Tabelle kopiert und anschließend an eine andere Person weitergeleitet. Statt mehrerer Listen erhält die Anfrage einen gemeinsamen Datensatz mit Verantwortlichkeit, Bearbeitungsstatus und klarer Übergabe. Welche Schritte automatisch ausgelöst werden können, prüfen wir anhand der vorhandenen Systeme und Ihrer Anforderungen.
Für die Umsetzung verbinden wir Prozessberatung mit unseren Software-Einführungen. Entsteht dabei eine individuelle Anwendung oder neue Geschäftslogik, unterstützt fachliches Software-Testing die Prüfung von Regeln, Randfällen und Nutzerwegen.
Vorgehen
02
Engpässe bestimmen
- Doppelarbeit, Warteschleifen und unklare Zuständigkeiten benennen
- Wirkung und Aufwand je Engpass abschätzen
- Reihenfolge nach Nutzen priorisieren
03
Prozess neu schneiden
- klare Rollen, Auslöser, Schritte und Ergebnisse festlegen
- Regeln für Ausnahmen statt Sonderlocken für jeden Fall
- Dokumentation, die man im Alltag tatsächlich liest
04
Im Werkzeug verankern
- Abbildung in monday.com, Google Workspace oder Microsoft 365
- Automatisierungen für wiederkehrende Schritte
- Schulung, Begleitung und Nachjustierung im laufenden Betrieb
Wie wir zusammenarbeiten
Für einzelne Abläufe genügt oft ein kompakter Workshop mit anschließender Umsetzung. Braucht der neue Prozess ein passendes Werkzeug, führen wir es im Rahmen unserer Software-Einführungen ein. Und wenn Software die neuen Geschäftsregeln korrekt abbilden muss, prüfen wir das mit fachlichem Software-Testing.
Schreiben Sie uns kurz, welcher Ablauf gerade am meisten Zeit kostet — wir melden uns mit einer ersten Einschätzung zurück.